Besökssystem - CardPro Visitor
– översikt, definitioner, metodik

Programmet CardPro Visitor 6 används i företagets reception där receptionisten registrerar de besökare som kommer till företaget. Programmet kan automatiskt skriva ut besökskort med valfri utformning. För att förenkla hanteringen i receptionen kan förväntade besök förhandsbokas i systemet. När besökaren sedan anländer markeras det bokade besöket i programmets besökslista och personen checkas in. De snabba sökfunktionerna i besökslistan gör arbetet enkelt och effektivt.

Med Bokningsmodulen administrerar besöksmottagren online sina förväntade besök i besöksdatabasen. Bokningsmodulen är en webbtjänst som mottagaren surfar till i intranätet.
Receptionistens arbete reduceras då till att markera personen i listan, och i ett handgrepp skriva ut besökskort och checka in besökaren.

Ankomstmodulen installeras i en dator i receptionen som är vänd utåt mot besökaren. Med modulen skriver besökaren själv in sina uppgifter till den gemensamma databasen. Besöksbrickan kan automatiskt skrivas ut när besökaren registrerat sig.

Programmets databaser
CardPro Visitor-programmet lagrar uppgifter i olika tabeller i databasen. Innehållet kan anpassas efter varje användares egna behov. Genom att bestämma hur besökslistan skall se ut, vilka uppgifter som skall visas samt vilka uppgifter som skall finnas med i registren blir programmet skräddarsytt för den egna organisationen och det egna arbetssättet.
Programmet levereras med en accessdatabas. Det går även att ansluta till en egen SQL databas exempelvis SQL server. Genom att skapa en tom databas och göra en koppling till dena, skapar CardPro Visitor automatiskt alla tabeller som behövs.

Besöksregistret
Besökslistan innehåller uppgifter om besökarens namn och från vilket företag/organisation besökaren kommer. Vidare innehåller listan uppgifter om besökarens ärende, vem som är besöksmottagare samt datum och tid för In och Ut-checkning.
      Uppgifter kan registreras om datum och tid för bokade besök, samt giltighetstid för besöken.
      Extra datafält kan användas för uppgifter om exempelvis besökarens pass/personnummer och utbildning. Då besökaren behöver utnyttja besöksparkeringen, eller föra in bilen inom anläggningen, kan bilens registreringsnummer skrivas ut på ett bilpass.
     Besöksregistret innehåller också ett anteckningsfält där fri text kan skrivas.

Gruppbesök
En grupp av besökare hanteras som enskilda besökare i databasen. Programmet kan hålla ihop personerna i gruppen och vid in/utcheckning, samt vid utskrift av besöksbrickor behöver endas en person i gruppen markeras.

Ledsagare
Vid vissa gruppbesök registreras normalt endast namnet på den ansvarige för gruppen samt antalet deltagare. Exmpelvis när en skolklass besöker företaget. Besökskort kan automatiskt skrivas ut till samtliga i gruppen.

Foto
Besöksregistret kan kompletteras med ett foto på besökaren om så önskas. Fotot kan läsas in direkt i databasen från en ansluten kamera. Fotot kan även ingå på det utskrivna besökskortet.

Adressregister
När det finns behov av att registrera uppgifter om besökarens adress, finns ett adressregister integrerat i programmets registreringsfönster.

Arkiv och tidigare besök
För att listan med besökare inte skall bli för stor med tiden, flyttas uppgifter om tidigare besök automatiskt till en tabell för tidigare besök, när en besökare gör ett återbesök .Varje besökares tidigare besök kan när som helst betraktas.
Äldre besök kan med automatik flyttas till ett arkiv. Arkivet är hela tiden tillgängligt, och poster kan enkelt flyttas mellan arkivet och den aktiva besökslistan.

Mottagarregistret
Mottagarregistret innehåller uppgifter om vem som skall besökas samt uppgifter om företag eller avdelning, byggnad eller våningsplan, besöksmottagarens befattning, telefonnummer osv. Uppgifter i mottagarregistret kan importetas från en befintlig databas eller exempelvis AD.
Mottagarregistret innehåller också ett anteckningsfält som är knutet till mottagaren.

Ladda gärna hem och utvärdera programmet CardPro Visitor 6.
Klicka här ...